Meer dan een digitale factuur
Een pdf is digitaal, maar de betekenis van bedragen, btw, leverancier en factuurregels zit vooral in de visuele opmaak. Software moet die informatie uitlezen of herkennen. In UBL heeft ieder gegeven een vaste plaats en betekenis. Daardoor kan de ontvanger een factuur zonder overtypen controleren en boeken.
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een open standaard voor onder meer facturen en creditnota’s. Een UBL-bestand bevat bijvoorbeeld factuurnummer, factuurdatum, partijen, regels, belastingpercentages, totalen en betalingsgegevens.
Waarom bedrijven UBL gebruiken
- Minder handmatig invoerwerk en minder typefouten.
- Snellere controle en verwerking in boekhoudsoftware.
- Betere uitwisseling via netwerken zoals Peppol.
- Eenduidige validatie voordat een document wordt verzonden.
UBL en pdf samen
In de praktijk ontvangt een klant vaak zowel een leesbare pdf als een UBL-bestand. De pdf is prettig voor controle door een medewerker; het UBL-bestand is bedoeld voor de administratie. Sommige pdf-bestanden bevatten een XML-factuur als bijlage, maar dat is niet automatisch bij ieder pdf-document zo.
Een standaard vraagt nog steeds om afspraken
Twee systemen kunnen allebei UBL ondersteunen en toch verschillende eisen stellen. Denk aan verplichte referenties, ordernummers, afleverlocaties of een specifiek profiel. Daarom horen mapping, validatie en een test met echte voorbeelden bij een betrouwbare koppeling.